Autor: Associação Paulista de Bibliotecários
Tipo: Citação
Assunto: Unitermo
Descrição: . ago. 1969
Texto
Método Unitermo ou Indexação Coordenada
Este método foi lançado nos EUA por Dr. Mortimer Taube e usado na organização do arquivo técnico das forças armadas americanas.
O método é aconselhado no arquivamento de informações técnicas e comerciais, de plantas, desenhos, fotografias, projetos, relatórios etc. e está baseado no seguinte:
Considerando que a vista humana é mais rápida do que a máquina para encontrar números repetidos, em seqüência de números ordenados, ele consiste em organizar fichas trazendo ao alto palavras indicando assuntos ou nomes, chamados unitermos, e em colunas, como logo mais será explicado, os números dos documentos que tratam dos assuntos ou nomes registrados nas diversas fichas.
Organização do arquivo - Os documentos vão sendo numerados à medida que chegam, recebendo, portanto, um número de acordo com a ordem de entrada. Desse documentos, procuramos destacar os assuntos principais e os nomes que poderão servir à identificação dos mesmos.
Em fichas comuns registramos, ao alto, um assunto ou nome. Essas fichas devem ser divididas em 10 colunas e ao alto de cada coluna, escreveremos um algarismo (de 0 a 9).
Antes de arquivar um documento, transcrevemos o seu número na ficha ou fichas onde houver os termos escolhidos para sua identificação, na coluna cujo o algarismo coincidir com o final do número recebido pelo documento a arquivar.
Quanto mais fichas receberem os registros dos documentos, mais fácil será encontrá-los.
Depois de anotadas as fichas, serão as mesmas arquivadas em fichário próprio, em rigorosa ordem alfabética, de acordo com os unitermos.
Estas fichas devem ser consultadas superpostas, de modo que as colunas correspondentes das diversas fichas coincidam, para que a vista, percorrendo as colunas das mesmas, possa imediatamente identificar os números comuns a todas elas.
O documento é arquivado em arquivo vertical, em ordem numérica crescente.
Se, devido ao tamanho ou a qualquer outro detalhe, o documento não puder ser guardado no arquivo vertical, devemos deixar, no lugar que este documento deveria ocupar no arquivo, uma ficha ou uma folha de papel indicando a localização , o número e o assunto (ou assuntos) do documento que se acha guardado em outro lugar.
Portanto, vemos que o número que o documento recebe serve para identificá-lo e localizá-lo,
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0 ! 1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7 ! 8 ! 9 !
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410 122
530
Os termos escolhidos para indicar os assuntos devem ser simples e expressivos. Não devem representar apenas um documento, mas devem ser de tal modo específicos que representem exatamente os assuntos dos documentos.
È preferível que o assunto possa ser apresentado por uma única palavra, porém, não sendo possível, podemos usar duas e até três. O título e subtítulo dos documentos, em geral, são preciosos para sugerir os assuntos. O nome do autor e da organização podem também ser fichados. Portanto, ao examinarmos um documento, aproveitaremos ao máximo as indicações que ele nos puder oferecer para fichamento.
Deve fazer, em fichas, o tombo; as fichas serão arquivadas em ordem numérica. Nessas fichas deverão aparecer além do número de cada documento, as seguintes informações: autor, título e os termos sob os quais os mesmos se encontram arquivados, isto é os unitermos. Pelo fichário de tombo, poderemos saber qual o último número ocupado.
É necessário um índice, em ordem alfabética, de remissivas de assunto para os unitermos, devido aos termos sinônimos.
Descritores são termos reunidos um índice prefixado de vocábulos úteis para pesquisadores e indexadores da informação. Esses índices chamam-se "thesaurus".
Para identificar os documentos podemos usar unitermos e descritores. A perfeição da recuperação depende da acertada escolha de unitermos e descritores.
Se desejarmos podemos dividir o arquivo por seções de acordo com os gêneros de documentos. Simbolizá-los por letras (A, B, C etc.) e numerar dada uma dessas seções a partir do n.1. Isto fará com que os documentos fiquem guardados em pastas já divididos pelos assuntos que mais interessam ao arquivo.
Este método foi lançado nos EUA por Dr. Mortimer Taube e usado na organização do arquivo técnico das forças armadas americanas.
O método é aconselhado no arquivamento de informações técnicas e comerciais, de plantas, desenhos, fotografias, projetos, relatórios etc. e está baseado no seguinte:
Considerando que a vista humana é mais rápida do que a máquina para encontrar números repetidos, em seqüência de números ordenados, ele consiste em organizar fichas trazendo ao alto palavras indicando assuntos ou nomes, chamados unitermos, e em colunas, como logo mais será explicado, os números dos documentos que tratam dos assuntos ou nomes registrados nas diversas fichas.
Organização do arquivo - Os documentos vão sendo numerados à medida que chegam, recebendo, portanto, um número de acordo com a ordem de entrada. Desse documentos, procuramos destacar os assuntos principais e os nomes que poderão servir à identificação dos mesmos.
Em fichas comuns registramos, ao alto, um assunto ou nome. Essas fichas devem ser divididas em 10 colunas e ao alto de cada coluna, escreveremos um algarismo (de 0 a 9).
Antes de arquivar um documento, transcrevemos o seu número na ficha ou fichas onde houver os termos escolhidos para sua identificação, na coluna cujo o algarismo coincidir com o final do número recebido pelo documento a arquivar.
Quanto mais fichas receberem os registros dos documentos, mais fácil será encontrá-los.
Depois de anotadas as fichas, serão as mesmas arquivadas em fichário próprio, em rigorosa ordem alfabética, de acordo com os unitermos.
Estas fichas devem ser consultadas superpostas, de modo que as colunas correspondentes das diversas fichas coincidam, para que a vista, percorrendo as colunas das mesmas, possa imediatamente identificar os números comuns a todas elas.
O documento é arquivado em arquivo vertical, em ordem numérica crescente.
Se, devido ao tamanho ou a qualquer outro detalhe, o documento não puder ser guardado no arquivo vertical, devemos deixar, no lugar que este documento deveria ocupar no arquivo, uma ficha ou uma folha de papel indicando a localização , o número e o assunto (ou assuntos) do documento que se acha guardado em outro lugar.
Portanto, vemos que o número que o documento recebe serve para identificá-lo e localizá-lo,
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Os termos escolhidos para indicar os assuntos devem ser simples e expressivos. Não devem representar apenas um documento, mas devem ser de tal modo específicos que representem exatamente os assuntos dos documentos.
È preferível que o assunto possa ser apresentado por uma única palavra, porém, não sendo possível, podemos usar duas e até três. O título e subtítulo dos documentos, em geral, são preciosos para sugerir os assuntos. O nome do autor e da organização podem também ser fichados. Portanto, ao examinarmos um documento, aproveitaremos ao máximo as indicações que ele nos puder oferecer para fichamento.
Deve fazer, em fichas, o tombo; as fichas serão arquivadas em ordem numérica. Nessas fichas deverão aparecer além do número de cada documento, as seguintes informações: autor, título e os termos sob os quais os mesmos se encontram arquivados, isto é os unitermos. Pelo fichário de tombo, poderemos saber qual o último número ocupado.
É necessário um índice, em ordem alfabética, de remissivas de assunto para os unitermos, devido aos termos sinônimos.
Descritores são termos reunidos um índice prefixado de vocábulos úteis para pesquisadores e indexadores da informação. Esses índices chamam-se "thesaurus".
Para identificar os documentos podemos usar unitermos e descritores. A perfeição da recuperação depende da acertada escolha de unitermos e descritores.
Se desejarmos podemos dividir o arquivo por seções de acordo com os gêneros de documentos. Simbolizá-los por letras (A, B, C etc.) e numerar dada uma dessas seções a partir do n.1. Isto fará com que os documentos fiquem guardados em pastas já divididos pelos assuntos que mais interessam ao arquivo.