A função do tesauro é poder representar os assuntos dos documentos e das solicitações de busca. A representação do assunto é feita no momento da indexação: o documento é analisado, seu conteúdo identificado e devidamente "traduzido", de acordo com os termos do tesauro e com a política de indexação estabelecida. A representação da solicitação de busca é feita no momento em que o usuário busca uma informação no sistema: seu pedido é analisado, seu conteúdo identificado e devidamente "traduzido" nos termos do tesauro.

O Tesauro é, pois, um componente do sistema de recuperação de informação: é afetado por ele e afeta seu desempenho.

A estrutura do tesauro é um elemento importante para que ele possa cumprir sua função: ela permite ao usuário (indexador ou consulente) encontrar o (s) termo (s) mais adequado(s), mesmo sem saber, de início, o nome específico para representar a idéia ou o conceito que ele procura. A partir de um termo que o usuário conhece, o tesauro, através de sua estrutura, mostra diversos outros que podem ser tão oportunos ou mais do que aquele que lhe veio à mente.