O conjunto completo da representação, com todas suas partes, se denomina (entrada) . Um item, embora tenha uma única representação, ou (registro bibliográfico) (expressão usada, em geral, nos ambientes automatizados) e, seja apenas por ela representado, pode ter várias entradas, correspondendo aos diferentes pontos de acesso pelos quais pode ser procurado em um catálogo manual.Nos catálogos automatizados em linha, faz-se um único registro bibliográfico, ou seja, há uma única entrada e vários acessos.Quando não se dispunha de tecnologia adequada para duplicar a representação, ou entrada, de um item tantas vezes quantos fossem os pontos de acesso, criavam-se entradas diferentes para a maior facilidade de consulta. A primeira, completa, com todas as informações relativas ao item, chamava-se entrada principal e começava pelo nome do autor. As demais, resumidas, contendo apenas informações indispensáveis, denominavam-se entradas secundárias, e se iniciavam pelos demais pontos de acesso e continham uma nota remetendo a (entrada principal) para outras informações.