Os administradores da informação consideram que a chave para uma administração satisfatória dos sistemas de informação é o controle da função "armazenagem", a qual diz respeito ao aproveitamento de espaço físico e incremento de acervos e coleções. A boa administração tem sido aquela que responde "onde colocar ou guardar toda a informação". Sob essa ótica nasceram as soluções de cunho tecnológico, como a utilização de microformas, fitas magnéticas e tantas outras de soluções de armazenagem em massa, que reduziam a pequenos espaços acervos ou arquivos imensos. Indubitavelmente, são soluções para problemas de aproveitamento de espaço físico, mas não para melhor administrar informações. Essas "soluções", ao contrário, aumentaram os problemas relativos ao acesso à informação.

[*** IMPORTANTE ***, VHM]
A transferência de informação em papel para formas de armazenagem em massa, sem considerar o acesso, reduz os pontos de acesso a essa mesma informação e impossibilita o acesso direto e imediato. Nesse formato, uma grande quantidade de informação passa a ter como ponto de identificação apenas um rótulo, sem o detalhamento necessário para se ter uma busca satisfatória. A fim de se atingir um nível satisfatório de recuperação de informação, há necessidade do planejamento dos meios de acesso ao sistema, o qual é relegado, muitas vezes, a um segundo plano perante a ânsia de desenvolver sistemas de cunho essencialmente tecnológico, porém sem embasamento lógico.

Outra dificuldade encontrada em sistemas concebidos para a armazenagem a baixo custo é a tendência comum, de se armazenar maior quantidade de informação ( documentos) que o necessário, pois é fácil e barato guardar "tudo".

Atualmente, quando se fala "estamos vivendo na era da informação", o mais adequado seria dizer que "estamos vivendo a era do entesouramento da informação". Ainda se cultua a idéia da guarda daquilo que "algum dia" possa vir a ser útil, sem, no entanto, considerar que guardar não significa ter ou dispor quando for necessário.
Essa tendência denota um critério de administração da informação voltado para a armazenagem. O importante não é a quantidade de informação que se possui, mas a quantidade que se pode controlar ou ter acesso. Portanto, a chave da administração da informação é a resolução da questão do acesso e não da armazenagem.

Sistemas de informação bem estruturados devem se resguardar da tendência de guardar "tudo", uma vez que quanto maior for a quantidade de informação guardada, mais difícil será conseguir ter acesso a informação útil. Como diz a teoria dos sistemas, toda a informação de utilidade pouco provável nada mais é do que ruído e ruído compromete seriamente a qualidade de um sistema ou de uma busca, além de aumentar o custo de saída da informação. Assim, o aparente baixo custo de armazenagem, proporcionado por determinadas tecnologias de armazenagem, gera um aumento significativo no custo de acesso

(continua...) Citação

(...) o conceito de acesso remoto aos conteúdos e serviços de bibliotecas e outros recursos de informação, combinando uma coleção interna de materiais correntes e fartamente usados em ambas as formas (eletrônica e impressa) , com redes eletrônicas que provem acesso e a transferência de fontes de conhecimento e de informação, com bibliotecas e instituições comerciais externas em todo o mundo. Há, então, três elementos necessários para que o conceito de biblioteca virtual funcione de forma efetiva: o usuário, a informação em formato digital e as redes computadorizadas... Citação