Método Unitermo ou Indexação Coordenada

Este método foi lançado nos EUA por Dr. Mortimer Taube e usado na organização do arquivo técnico das forças armadas americanas.

O método é aconselhado no arquivamento de informações técnicas e comerciais, de plantas, desenhos, fotografias, projetos, relatórios etc. e está baseado no seguinte:

Considerando que a vista humana é mais rápida do que a máquina para encontrar números repetidos, em seqüência de números ordenados, ele consiste em organizar fichas trazendo ao alto palavras indicando assuntos ou nomes, chamados unitermos, e em colunas, como logo mais será explicado, os números dos documentos que tratam dos assuntos ou nomes registrados nas diversas fichas.

Organização do arquivo - Os documentos vão sendo numerados à medida que chegam, recebendo, portanto, um número de acordo com a ordem de entrada. Desse documentos, procuramos destacar os assuntos principais e os nomes que poderão servir à identificação dos mesmos.

Em fichas comuns registramos, ao alto, um assunto ou nome. Essas fichas devem ser divididas em 10 colunas e ao alto de cada coluna, escreveremos um algarismo (de 0 a 9).

Antes de arquivar um documento, transcrevemos o seu número na ficha ou fichas onde houver os termos escolhidos para sua identificação, na coluna cujo o algarismo coincidir com o final do número recebido pelo documento a arquivar.

Quanto mais fichas receberem os registros dos documentos, mais fácil será encontrá-los.

Depois de anotadas as fichas, serão as mesmas arquivadas em fichário próprio, em rigorosa ordem alfabética, de acordo com os unitermos.

Estas fichas devem ser consultadas superpostas, de modo que as colunas correspondentes das diversas fichas coincidam, para que a vista, percorrendo as colunas das mesmas, possa imediatamente identificar os números comuns a todas elas.

O documento é arquivado em arquivo vertical, em ordem numérica crescente.

Se, devido ao tamanho ou a qualquer outro detalhe, o documento não puder ser guardado no arquivo vertical, devemos deixar, no lugar que este documento deveria ocupar no arquivo, uma ficha ou uma folha de papel indicando a localização , o número e o assunto (ou assuntos) do documento que se acha guardado em outro lugar.

Portanto, vemos que o número que o documento recebe serve para identificá-lo e localizá-lo,

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0 ! 1 ! 2 ! 3 ! 4 ! 5 ! 6 ! 7 ! 8 ! 9 !
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410 122
530



Os termos escolhidos para indicar os assuntos devem ser simples e expressivos. Não devem representar apenas um documento, mas devem ser de tal modo específicos que representem exatamente os assuntos dos documentos.



È preferível que o assunto possa ser apresentado por uma única palavra, porém, não sendo possível, podemos usar duas e até três. O título e subtítulo dos documentos, em geral, são preciosos para sugerir os assuntos. O nome do autor e da organização podem também ser fichados. Portanto, ao examinarmos um documento, aproveitaremos ao máximo as indicações que ele nos puder oferecer para fichamento.

Deve fazer, em fichas, o tombo; as fichas serão arquivadas em ordem numérica. Nessas fichas deverão aparecer além do número de cada docume (continua...) Citação

Unitermos, (forma mais simples de índice pós-coordenado [pós-coordenação]) , foi introduzido por Mortimer Taube em 1953. O seu nome é uma fusão arbitraria das palavras unit (unidade) e term (termo) e pretende realçar o emprego, pelo sistema, de termos simples em oposição aos cabeçalhos compostos. A ficha unitermo possui um espaço no alto para os cabeçalhos, sendo o resto dela dividido em dez colunas. Escolhidos os termos que serão usados como cabeçalhos para determinado documento, retiram-se do índice as fichas correspondentes a esses cabeçalhos (ou, caso necessário, fazem-se novas fichas) e nelas se coloca o numero do documento respectivo, obedecendo-se a posição determinada pelo digito terminal. (...) A pesquisa é igualmente simples: após a seleção dos termos correspondentes a cada busca, retiram-se do índice as fichas relativas a esses termos, as quais são comparadas entre si a fim de se verificar quais os números presentes simultaneamente em todas elas. A ficha que contiver a menos quantidade de números será tomada como base de comparação e cotejada, primeiramente, com a ficha seguinte em termos de menor quantidade de números, anotando-se num papel os números correspondentes. A seguir, esses números poderão ser verificados nas outras fichas. Terminado isso, passa-se para o arquivo auxiliar de registro a fim de obter detalhes dos documentos.(FOSKET. A abordagem temática da informação. 1973. p. 310) Citação

(Unitermo) ou (indexação coordenada) Organização do arquivo - Os documentos vão sendo numerados a medida que chegam, recebendo portanto um numero de acordo com a ordem de entrada. Esse numero chama-se numero de tombo ou de registro. Desses documentos, procuramos destacar os assuntos principais e os nomes que poderão servir a identificação dos mesmos. Em fichas comuns... registramos ao alto, um assunto ou um nome. Essas fichas devem ser divididas em 10 colunas e, no alto de cada coluna, escreveremos um algarismo (de 0 a 9) .Antes de arquivar um documento, transcrevemos o seu numero na ficha... na coluna cujo algarismo coincidir com o final do numero recebido pelo documento a arquivar.(...) Estas fichas devem ser consultadas superpostas, de modo que as colunas correspondentes das diversas fichas coincidam, para que a vista, percorrendo as colunas, possa imediatamente identificar os numero comuns a todas elas.(...) Os termos escolhidos para indicar os assuntos devem ser simples e expressivos. Não devem representar apenas um documento...é preferível que o assunto possa ser apresentado por uma única palavra, porem não sendo possível, podemos usar duas e ate três.... Citação